Vrste računovodskih napak in kako jih preprečiti
Opozoriti morate, da je te vrste napak najtežje prepoznati in razrešiti.
Napaka opustitve
Napaka opustitve se zgodi, ko je transakcija popolnoma izpuščena iz knjig vašega podjetja. Pozabite, da vnesete transakcijo o stroških ali vnesete prodajo izdelka ali storitve. Te transakcije je težko zaznati. Zato se morate prepričati, da imate pravo rutino za pravočasno vnašanje teh transakcij. Najpogostejši razlog, da te transakcije niso vneseni, je, da se dokumentacija (kot je račun prodajalca) izgubi. Te manjkajoče verjetnosti boste izgubili ali zmotili te dodatne dokumente, če jih pravočasno vnesete v svoj računski programski sistem čim prej.
Napaka pri preklicu
Napaka pri razveljavitvi nastane, ko je transakcija, ki bi morala biti knjižena kot bremenitev, objavljena kot kredit. Na primer, lahko vnesete račun kot plačilo ali povračilo.
Te napake ne boste opazili v preizkusnem stanju, ker bo poskusna bilanca še vedno v ravnovesju.
Napaka načela
Načelna napaka je, če vi ali vaš knjigovodja napačno uporabite računovodsko načelo. Lahko se odtegnejo sredstva, ki jih je treba evidentirati kot sredstva . Sredstva in izdatki se knjižijo v knjige kot obremenitve, zato je to tehnična napaka.
Napaka Komisije
Pojavila se je napaka provizije, vnesite transakcijo v pravilen razred, vendar napačna pomožna knjiga . To napako boste storili na primer, če plačilo uporabite na napačnem računu. Preskusni saldo bo pokazal pravilen znesek, ki ga dolguje kupec, vendar pa bodo pomožne knjige posameznih strank napačne.
Napake subsidiarnega vnosa
Napaka pri dopolnilnem vnosu se zgodi, ko pride do napake pri vnosu transakcije. Če na primer kupite stranko 5000 dolarjev, vendar vnesite samo 500 evrov kot posojilo in 500 evrov iz vašega gotovinskega računa, potem ugotovite, da se ta napaka prenaša na vašo preizkusno bilanco. Vaša preskusna bilanca bo pravilna. Najpogostejši način za odkrivanje teh napak je izvajanje računovodskih uskladitev. Če nadaljujete s prejšnjim primerom, boste to napako odkrili, ko ste izvedli poravnavo bank . Ugotovili bi, da bi bili na vašem bančnem računu kratki 4,500 dolarjev, nato pa bi lahko odpravili napako.
Preprečevanje napak
Za odkrivanje napak boste morali razviti dobre notranje kontrole in procese. Na primer, boste želeli zagotoviti, da bodo vsi vaši obrazci dosledni, tako da bodo zaposleni vpisali rutino pri vnosu podatkov v vašo računovodsko programsko opremo.
Prav tako boste želeli zagotoviti, da boste imeli dovolj osebja za obvladovanje delovne obremenitve. Nezadostna izobrazba bo povzročila utrujenost zaposlenih, kar bo povzročilo utrujenost delavcev, hitrejše delo in več računovodskih napak.
Odkrivanje napak
Medtem ko boste želeli razviti metode za preprečevanje napak, kadar koli je to mogoče, se bodo zgornje napake zgodile občasno. Ne morete preprečiti vseh napak. Na koncu meseca in konca leta morate izvesti različne uskladitve, da bi odkrili veliko napak, da jih boste lahko popravili. Bančne uskladitve , na primer, je treba izvajati mesečno. Osnovna sredstva se lahko uskladijo samo letno, tako da lahko zagotovite, da ste rezervirali pravilen znesek odhodkov za amortizacijo. Ugotovili boste, da če iščete načine za preprečevanje napak in rutino izvajanja pregledov in uskladitev vaših računovodskih evidenc, bo vaše poslovanje potekalo nemoteno in zmanjšali boste število svojih računovodskih napak.