Vsak račun v tej enačbi se prikaže v bilanci stanja podjetja in računovodje uporabljajo bremenitve in kreditne vnose za beleženje transakcij na vsak račun.
Računovodstvo z dvojno knjigo se uporablja že več kot 600 let in ga je prvič uporabilo banke in trgovci v Italiji.
Določeno je dvonadstropno računovodstvo
V skladu z njegovim imenom je računovodstvo z dvema enotama standardna računovodska metoda, ki vključuje beleženje vsake transakcije v vsaj dveh računih, kar ima za posledico bremenitev enega ali več računov in kreditov enega ali več računov.
Skupni znesek transakcij v vsakem primeru mora biti uravnotežen, pri čemer je treba upoštevati vse dolarje. Obremenitve so običajno označene na levi strani knjige, medtem ko so krediti običajno označeni na desni strani.
Javna podjetja morajo uporabljati sistem dvostranskega knjigovodstva, kot to zahteva zakon. Javna podjetja morajo upoštevati računovodska pravila in metode, ki jih narekujejo splošno sprejeta računovodska načela (GAAP), ki jih nadzira nevladna organizacija, odbor za računovodske standarde (FASB).
Računovodenje z dvema knjigama služi tudi kot najučinkovitejši način, s katerim podjetje spremlja svojo finančno rast, še posebej, ker se poveča obseg poslovanja.
Vodenje natančnih knjig
Ker poslovanje podjetja raste, se verjetnost pisarniških napak povečuje. Čeprav obračunavanje z dvema vstopoma ne preprečuje napak v celoti, omejuje učinek, ki ga imajo napake na celotnem računu.
Ker so računi nastavljeni za preverjanje vsake transakcije, da bi se prepričali, da se izravnava, bodo napake hitro označene za računovodje, preden bo napaka povzročila naknadne napake v domino učinkih. Poleg tega narava strukture računa olajša sledenje nazaj v vnose, da bi ugotovili, kje je nastala napaka.
Vrste računov
Ko uporabljate račun za dvojno knjigo, boste morali uporabiti več vrst računov. Spodaj so navedene nekatere ključne vrste računov.
V računih za sredstva so prikazani dolarji, povezani s stvarmi, ki jih ima podjetje, na primer denar na računu za preverjanje ali cena, plačana za svoje skladišče.
Izkazi odgovornosti kažejo, kaj podjetje dolguje, kot gradbena hipoteka, posojilo za opremo ali saldo kreditnih kartic.
Računi prihodkov predstavljajo prejeta sredstva, kot so prihodki od prodaje in obrestni prihodki.
Račun za izdatke kaže porabljeno porabo, vključno s kupljenim blagom za prodajo, stroški plačila, najemom in oglaševanjem.
Sistem dvojnega vstopa zahteva shemo računovodskih izkazov, ki je sestavljena iz vseh računov bilance stanja in izkaza poslovnega izida, v katerih računovodje pripravljajo vnose. Dano podjetje lahko dodaja račune in jih prilagodi tako, da natančneje odražajo poslovanje družbe, računovodstvo in potrebe po poročanju.
Uporaba računovodske programske opreme
Večina računovodskih programov za podjetja uporablja dvojno knjigovodstvo; brez te funkcije bi bil računovodja težko slediti informacijam, kot so popis in obveznosti do dobaviteljev ter priprava izkazov na koncu in davčne evidence. Temeljna računovodska struktura dvonadstropnih računov vključuje računovodske programske pakete za podjetja. Pri nastavitvi programske opreme bi podjetje konfiguriral svoj splošni načrt računov, ki bi odražal dejanske račune, ki jih podjetje že uporablja.
Računovodska programska oprema poleg bilance stanja, izkaza poslovnega izida in izkaza denarnih tokov običajno izdela več različnih vrst finančnih in računovodskih poročil. Pogosto uporabljeno poročilo, ki se imenuje preskusni saldo, navaja vsak račun v glavni knjigi, ki ima katero koli dejavnost.
Preskusni saldo označuje vse račune, ki imajo normalno obremenitev in tisti z normalno kreditno ravnovesje.
Skupno število preizkusnih bilanc mora biti vedno nič, skupne obremenitve pa morajo biti točno enake skupnim dobropisom.
Primeri dvostopenjskega računovodstva
Kot primer dvojnega knjigovodstva, če bi beležili prihodke od prodaje 500 dolarjev, bi morali vnesti dva vpisa: debetni vnos v višini 500 evrov za povečanje bilančnega računa z imenom »gotovina« in kreditni vnos v vrednosti 500 evrov povečati račun izkaza poslovnega izida, imenovan "Prihodki".
Drug primer je lahko nakup novega računalnika za 1.000 USD. V tem primeru bi morali vnesti znesek v višini 1.000 dolarjev, da povečate račun za stroške računa »Tehnologija« in kredit v znesku 1.000 evrov, da zmanjšate svoj račun »Cash« v bilanci stanja.
Nasprotno velja tudi: Če vaše podjetje izposodi denar od banke, se bodo vaša sredstva povečala, vendar se bodo vaše obveznosti povečale za isti znesek. Računovodski pregledi dvojnega vstopa za natančnost, ker je po zaključku vaših vnosov vsota računov z debetnimi zneski enak znesku računov, ki zagotavljajo, da ste zajeli oba dela transakcije.