Začnite osnovni zbirni sistem
Obstaja veliko finančnih informacij, ki jih je treba organizirati in obdelati, enostaven sistem za prijavo pa lahko to naredi manj. V bistvu lahko vse finančne dokumente razčlenite v naslednje kategorije:
- Računovodski izkazi
- Pomembni dokumenti, ki jih hranite
- Elementi, ki jih je treba vrzeti ali odstraniti
Res je tako preprosto. Ali imate račun, ki ga je treba plačati, potrdilo ali dokument, ki ga je treba shraniti, ali nekaj, kar je mogoče zavreči. Na vas je, kako želite organizirati te predmete, vendar je lahko tako enostavno kot uporaba treh posameznih map, označenih z zgornjimi podatki.
Potem, ko prejmete pošto ali prejmete drug finančni dokument, vzemite si trenutek, da ga vstavite v pravilno mapo. Na ta način so vaši računi in pomembni dokumenti na enem mestu, ki ga je mogoče najti. Nato lahko redno obdelujete mape in trajno shranjujete pomembne dokumente ter vržete ali recikliramo tisto, kar vam ni potrebno.
Organizirajte pomembne dokumente
Medtem ko bo osnovni sistem za prijavo dobro opravil svoje naloge, boste še vedno želeli organizirati pomembne stvari, ki jih potrebujete. Na splošno lahko z majhnimi datotečni omari s posameznimi mapami ohranite vse, kar je v redu.
Nekaj primerov finančnih dokumentov, ki jih morate hraniti:
- Vrnitev davkov
- Zavarovalne police
- Hipotekarni dokumenti
- Izjave o naložbah in upokojitvi
- Garancije ali naročila storitev
Kako dolgo naj hrani dokumente
Ker morate hraniti kopije določenih dokumentov, kako dolgo jih morate dejansko obdržati? V nekaterih primerih boste morda morali hraniti dokument ali obrazec le kratek čas, medtem ko bi drugi morda želeli zadrževati že več let.
Tukaj je nekaj skupnih finančnih dokumentov in čas, ki ga morate upoštevati ob ohranjanju.
- Vrnitev davkov. Ko gre za vaše davčne napovedi, je priporočljivo, da jih hranite sedem let. Če IRS želi revidirati vaše donose, imajo običajno med 3 in 6 let, da se vrnete od datuma, ko ste vložili. Vodenje sedmih let preteklih donosov vas bo obdržalo in olajšalo vaše življenje, če boste opravili revidiranje. Ne samo to, ampak če načrtujete nakup domov ali boste sicer morali pokazati dokaz o dohodku posojilodajalcu, je lepo, da imate na dosegu roke vsaj nekaj let vrednih podatkov.
- Hipotekarni dokumenti. Ko kupite dom, boste sedeli ob zaključku in podpisali svoje ime na tisto, kar se zdi kot na stotine strani. Na splošno boste prejeli veliko mapo s kopijami vsega, kar ste se odpravili ob zaključku. Ti bodo vključevali dokumente banke, ki opisujejo posojilo, podatke iz nepremičninske družbe, podatke o oceni in inšpekcijskih pregledih ter še veliko več. Medtem ko se vam morda ne bo treba pogosto sklicevati na te stvari, bi morali te dokumente zares hraniti za nedoločen čas. V prihodnosti se boste morda morali sklicevati na njih in bi lahko zagotovili nekaj dragocenih informacij, ko boste sčasoma odšli v prodajo domov.
- Izkazi banke in investicijskega računa. Če je internetna internetna povezava dobra, lahko kadarkoli povlečete elektronske kopije svojih poročil o banki in naložbenih računih. To odpravlja potrebo po ohranitvi vsake posamezne izjave, ki jo prejmete. Vseeno je dobro preučiti vsako izjavo papirja, ki jo prejmete, in če so četrtletni, jih hranite, dokler ne pridete naslednje izjave. Ko prejmete konec leta ali letno izjavo, lahko varno preusmerite vse mesečne ali četrtletne izjave. S tem boste zmanjšali količino papirja, ki ga morate odložiti in po vsej verjetnosti pridobiti dodatne kopije v spletu ali s hitrim telefonskim klicem.
- Računi in prejemki. Ko prejmete račune za uporabnost in kreditne kartice, je dobro, da te podatke hranite eno leto po preverjanju, da se prepričate, ali so podatki točni. Do napak se lahko zgodi in če imate kopijo izjave, ki je na voljo, lahko olajša izpodbijanje napake. Enako velja za prejemke. Moral bi jih obdržati dovolj dolgo, da se primerjajo z vašimi bančnimi izpiski, da boste lahko ujeli kakršne koli napake. To je seveda, razen če so prejemki za nakupe, ki se lahko uporabljajo za davčne namene. V tem primeru bi želeli ohraniti te prejemke do sedem let, tako kot davčne napovedi v primeru revizije.
Ohranjanje vaših podatkov varno
Kraja identitete je v zadnjih letih postala velik problem. Tari lahko vzamejo bitov in kosov vaše osebne in finančne zgodovine ter ga uporabijo za ustvarjanje lažnih identitet, ki lahko uničijo vašo kreditno sposobnost, odtečejo vaše bančne račune in drugače vam dajo večji glavobol. Torej, pomembno je, da pravilno zaščitite in razpolagate z vašimi finančnimi podatki.
Najprej razmislite o nakupu papirja za drobljenje za vaš dom. Vsi ti stari računi za uporabnost in celo neuporabljene kreditne kartice vam ponujajo po pošti vsak mesec lahko glavni cilji za tatove. Z odstranjevanjem neuporabljenih dokumentov ste lahko prepričani, da ste zmanjšali možnosti, da nekdo ukrade informacije.
To tudi pomeni, da morate zaščititi dokumente, ki jih hranite v hiši. Če vse shranite v kartonski škatli v kleti, kaj se zgodi, če pride do poplave? Leta podatkov bi lahko izgubili. Enako velja, če pride do požara ali druge nesreče.
Medtem ko ne morete zaščititi pred vsako posamezno možnostjo, lahko vsaj dobite močno, trdno in po možnosti tudi ognjeodporno ohišje za shranjevanje ali zaboj za zaklepanje, ki bo vaše dokumente varno in varno iz napačnih rok. Ni vam potrebno iti čez krov, vendar tudi vi ne želite, da bi se vse kar samo sedelo okrog nekaj starih čevljev v vaši omari.
Bodite organizirani lahko tudi pomagajo svojim dedičem
V primeru, da se vam kaj zgodi, organizirani finančni dokumenti lahko izjemno pomagajo tistim, ki bodo poskrbeli za vaše zadeve, potem ko vas ne bo več. To lahko racionalizira poravnavo vašega premoženja. Če imate voljo, je pomembno, da imate tudi navodilo, da izvršitelj ve, kje najti te dokumente.