Najboljši varni načini pošiljanja davčnih dokumentov računovodji

by William Perez

Odpornost urge za uporabo e-pošte

V starosti interneta postaja vse bolj in bolj pogosta pri davčnem času, da ljudje zaprosijo za pomoč strokovnjakom in računovodjem, ki bi lahko bili na neugodni razdalji. Lahko je skušnjava preprosto poslati potrebne podatke, vendar to ni najboljša ideja.

Poskrbite, da bodo vaši davčni dokumenti potrjeni javni računovodji, vpisanemu agentu ali drugemu davčnemu delavcu dostavljeni na najbolj varen in zanesljiv način. Davčni dokumenti vsebujejo zelo občutljive podatke, kot so vaše ime, naslov, številke socialnega zavarovanja za vas in vaše vzdrževane osebe, koliko denarja zaslužite in kje ste banke. In to je samo za začetnike. Če ti podatki padejo v napačne roke, bi lahko na koncu postali žrtev kraje identitete.

Tukaj je nekaj nasvetov za zagotovitev, da vaši dokumenti in vaši podatki prispejo na njihov cilj nedotaknjen in varen.

Posodobljeno januarja 2018, ki ga Beverly Bird

01 Izdelaj seznam

Naredite seznam vseh vaših W-2s , 1099s in drugih dokumentov, povezanih z davki. To doseže dve stvari: natančno boste vedeli, kaj ste poslali računu, in če se nekaj izgubi in ne pride na drugem koncu, lahko ugotovite, kaj je bilo. Prav tako boste imeli začetek kontrolnega seznama za pripravo davka za naslednje leto.

02 Make Backup Copies

Če posredujete dejanske papirnate kopije svojih davčnih dokumentov, naredite si uslugo in jih najprej kopirajte. Na ta način ne boste brez kritičnih informacij, če se dejansko izgubijo. Lahko jih fotokopirate ali skenirate v slike ali datoteke PDF, nato pa jih shranite na svoj računalnik in na bliskovni pogon kot dodano previdnost. Vendar pa to storite, poskrbite, da imate varnostno kopijo, preden pošljete dokumentacijo vašemu računovodju.

03 Najboljša možnost je ročna dostava

Ko vohun želi poskrbeti za to, da je dokument dostavljen pravilni osebi ob pravem času v filmih, ga osebno dostavi. Ne prevzema možnosti, da bi ga lahko prestregli.

To starošolsko taktiko lahko postavite za vas, tako da osebno pošljete svoje davčne dokumente vašemu računovodji, če je to mogoče. Vsaj jih predajte svojemu pomočniku, sekretarju, receptorju ali drugemu osebju urada. S tem se odpravi vsako tveganje, da se bodo izgubili v prenosu ali pa jih prisluškovali prisluškovalci.

04 Pošiljanje dokumentov

Dostava po pošti je precej varna in je verjetno vaša druga najboljša možnost, če živite v Philadelphiji in vaš računovodja je v Pittsburghu, zato ročna dostava samo ni možna.

Vaši dokumenti so zaščiteni pred priložnostnim prisluškovanjem, tako da jih zavijete v ovojnico. Odpiranje nekoga drugega pošte je zločin, vsaj v ZDA, in čeprav to morda ne bo odvrnilo določenega kaznivega dejanja, vsaj obstajajo zakoni o knjigah za kaznovanje storilcev kaznivih dejanj.

Kljub temu se dokumenti lahko in včasih izgubijo ali poškodujejo v pošti, zato je morda dobra ideja, da pošljete te varnostne kopije, ki ste jih naredili namesto izvirnikov. In razmislite o uporabi neke vrste dostave ali potrditve podpisa, ali pa obidejo US Postal Service v celoti in uporabljajo storitev dostave, kot so Federal Express ali UPS.

05 Faksiranje vaših dokumentov

Faksiranje dokumentov z vašim računovodjem je lahko hiter način, da jih dostavite in je razmeroma varen. Dokler telefonska linija računovodja ni uporabljena, je verjetno, da vaši prenosi ne bodo prestregli tatovi identitete. Ampak bodite prepričani, da imate pravilno številko faksa.

Obstaja nekaj slabosti. Faksirani dokumenti so včasih težko berljivi, zadnja stvar, ki jo želi opraviti davčni strokovnjak, je sedeti tam, če ugibajo, ali je številka šest ali osem, ali pa vzamete dodaten čas, da vas pokličete, da ugotovite. Faksiranje najbolje deluje, če potrebujete samo nekaj strani. Za daljše dokumente in še posebej za dokumente, ki vsebujejo informacije na obeh straneh strani, faksiranje morda ni najboljša rešitev.

06 Če morate uporabljati e-pošto ...

E-pošta je priročna in hitra, vendar lahko ponudi približno toliko varnosti kot razglednico. Če ne sprejmete previdnostnih ukrepov, lahko kateri koli omrežni operater vidi vsebino vašega e-poštnega sporočila in si ogleda vaše priloge. Ne glede na to, ali pozorni in dejansko sledijo vsebini, obstaja še vedno potencial.

Preverite, ali vaš računovodja uporablja varno programsko opremo za izmenjavo datotek, kot je LeapFile. Mnogi naredijo, kot pravi Chip Capelli, računovodja v Provincetownu, Massachusetts, in to je lahko spreminjajočih iger.

Vsaj svoje davčne dokumente postavite v šifrirano ovojnico, kot je DOC, PDF ali ZIP datoteka, zaščitena z geslom. "Skenirajte vse v PDF in ga zaščitite z geslom", svetuje Capelli. Nikoli ne pošiljajte informacij, ki jih želite ohraniti zasebno, na primer številko vašega socialnega zavarovanja, kot navaden tekst v telesu vašega e-poštnega sporočila. Kaj, če slučajno pošljete sporočilo na napačen naslov ali e-poštno sporočilo skenirate in podatke, ki jih je zbral vaš ponudnik storitev? Previdnostni ukrepi za zavarovanje vaših davčnih dokumentov pomagajo zaščititi vaše finance.

Če je slabše v najslabšem položaju

Takoj se obrnite na službo za notranje prihodke, če ugotovite, da ste kljub najboljšim prizadevanjem ogroženi. Pravzaprav se lahko obrnete na IRS, če celo mislite, da bi vas utegnili ogroziti. IRS bo raziskal. Pošljite obrazec 10439, da prijavite davčne goljufije ali domnevne goljufije. Obrazcu lahko dostopate na spletni strani IRS, skupaj s podatki o tem, kje bi morali poslati ali poslati faks.