Zakaj podjetja oddajajo?
Obstaja veliko razlogov, zakaj se podjetje lahko odloči, da bo oddalo nekatere poslovne funkcije. Nekateri najpogostejši razlogi so:
- Zmanjševanje in nadzor stroškov poslovanja
- Izboljšanje osredotočenosti podjetja
- Pridobivanje dostopa do zmogljivosti svetovnega razreda
- Osvoboditev notranjih virov za druge namene
- Poenostavitev ali večja učinkovitost dolgotrajnih funkcij
- Povečanje uporabe zunanjih virov
- Izmenjava tveganj pri partnerski družbi
Toda ti razlogi niso dovolj za izvedbo uspešnega programa zunanjega izvajanja. Dejansko morajo podjetja zagotoviti, da upoštevajo vse komponente in so sposobne izpolniti zahteve za uspešno zunanje izvajanje.
Zahteve za uspešen outsourcing
V prvih dneh so bili najpogostejši razlogi za oddajanje stroškov ali zmanjšanje števila zaposlenih. Danes so vozniki pogosto bolj strateški in se osredotočajo na izvajanje dejavnosti z dodano vrednostjo, pri katerih lahko organizacija najbolje izkoristi svoje ključne kompetence.
Ključna področja za uspešen program zunanjega izvajanja so:
- Jasnost glede ciljev in ciljev podjetja
- Strateška vizija in načrt
- Izbira prodajalca
- Upravljanje odnosov
- Pravilno strukturirane pogodbe o podizvajalskih pogodbah in prodajalci
- Odprta komunikacija z vpletenimi stranmi
- Višja vodstvena podpora in vključenost
- Skrbno pozorni na kadrovske zadeve
- Kratkoročna finančna utemeljitev
Potopimo se malo globlje v dve od teh zahtev: odprto komuniciranje in vodstvo ter višja vodstvena podpora.
Odpiranje komunikacije
Odprta komunikacijska in izvršilna podpora sta še posebej pomembna za uspešen postopek zunanjega izvajanja. Dodatno upoštevanje mora biti za izvedljiv sporazum o ravni storitev (SLA), ki je odprt za vse sodelujoče osebje.
Ne glede na izid ureditve zunanjega izvajanja je upravljanje uspešnih sprememb temeljnega pomena za uspeh programa. Ocenjevanje zahtev zainteresiranih strani je prvi del tega procesa in v tem času so odprta komunikacijska sredstva ključnega pomena. V proces bi morali sodelovati vsi, ki jih to zadeva.
Izvršna podpora
Strateški cilji, kot so pobude za zunanje izvajanje, morajo izhajati iz najvišjega echelona podjetja. Višje vodstvo mora vsebovati cilje in cilje pobude za zunanje izvajanje ter sporočiti, kako bo proces koristil organizaciji.
Današnji menedžerji se zavedajo, da odgovornost za zagotavljanje uspeha pobud za zunanje izvajanje svojih podjetij ne preneha, ko se črnilo posuši po pogodbi, vendar to žal še vedno ni bilo tako.
Kako se izogniti neuspešnim Outsourcing z upravljanjem odnosov
Kombinacija negotovosti in pomanjkanja pozornosti do kritičnih podrobnosti je ustvarila današnji scenarij, v katerem bodo po mnenju skupine The Gartner 25% pogodb o naročanju zunanjih izvajalcev v treh letih ponovno pogajali ali preklicali. Stalno upravljanje odnosa je pomembno. V času izvajanja pogodbe ostanejo višje vodstvo prisotne.
Ne samo, da bi moral obstajati jasno opredeljen postopek stopnjevanja, vendar bi se višje vodstvo sestalo v ustreznih časovnih presledkih, da bi razpravljalo o odnosu zunanjega izvajanja. Na operativni ravni bi bilo treba organizirati tudi sestanke, s katerimi bi obravnavali delo pogodbe o zunanje izvajanje v praksi, prepoznali in rešili morebitne težave, ki so se pojavili, ter se dogovorili o spremembah, da bi zagotovili nadaljnje zadovoljstvo